如何在競爭激烈的國際招標(biāo)項(xiàng)目中取勝已成為國內(nèi)企業(yè)十分關(guān)心的課題，本文結(jié)合國際招投標(biāo)活動的一些重要原則和觀念以及國際貿(mào)易慣例和我國投標(biāo)人的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，詳細(xì)給出了編制有競爭力的投標(biāo)文件的基本依據(jù)和必要條件，在此基礎(chǔ)上，詳細(xì)剖析了投標(biāo)文件中的相關(guān)內(nèi)容。本文對于編制有競爭力的投標(biāo)文件具有普遍的指導(dǎo)意義。
國際招標(biāo)與投標(biāo)是一種國際上普遍采用的、有組織的市場交易行為，是國際貿(mào)易中商品、技術(shù)和勞務(wù)的一種買賣方法。國際投標(biāo)是投標(biāo)人利用競標(biāo)機(jī)會進(jìn)行銷售或出口的商業(yè)活動，也是國內(nèi)企業(yè)將商品、技術(shù)和勞務(wù)打入國際市場的有力武器。因此研究投標(biāo)人如何制作有競爭力的投標(biāo)文件，從而提高中標(biāo)率顯得尤為重要。
投標(biāo)人在開標(biāo)前會做大量的準(zhǔn)備工作，但最終投標(biāo)人對招標(biāo)文件的響應(yīng)是通過其投標(biāo)文件來反映的，招標(biāo)人選擇誰或不選擇誰都是要根據(jù)投標(biāo)文件的具體內(nèi)容來做出決定的，廢標(biāo)和中標(biāo)與否都要在投標(biāo)文件中找出相應(yīng)的依據(jù)。所以，投標(biāo)人應(yīng)對投標(biāo)文件給予足夠的重視，力求遞交的是一份內(nèi)容上完整、實(shí)質(zhì)上響應(yīng)、價(jià)格上有競爭力、制作上精美的投標(biāo)文件。
世界各國凡采用國際招標(biāo)方式進(jìn)行采購的項(xiàng)目一般都在各行業(yè)和機(jī)構(gòu)的“招標(biāo)文件范本”基礎(chǔ)上編制招標(biāo)文件。目前流行的范本大多以世界銀行發(fā)布的“招標(biāo)文件范本”為基礎(chǔ)，并根據(jù)各國的法律要求和項(xiàng)目的實(shí)際情況做出適當(dāng)調(diào)整。國際投標(biāo)涉及諸多領(lǐng)域，本文僅以機(jī)電產(chǎn)品采購項(xiàng)目的國際投標(biāo)為例，結(jié)合國際投標(biāo)的特點(diǎn)，從理解招投標(biāo)活動的一些重要原則和觀念入手，介紹編制有競爭力的投標(biāo)文件的相關(guān)內(nèi)容。
一、招投標(biāo)活動的一些重要原則和觀念
在介紹制作投標(biāo)文件之前，有必要把目前世界各國普遍認(rèn)可的招投標(biāo)活動的一些重要原則和觀念總結(jié)介紹如下：
1.招投標(biāo)活動是基于規(guī)范文本形式的經(jīng)濟(jì)活動：
(1)招標(biāo)人的購買意圖體現(xiàn)在書面的招標(biāo)文件中，而投標(biāo)人的投標(biāo)內(nèi)容通過書面的投標(biāo)文件反映；
(2) 在投標(biāo)截止日期前，招標(biāo)人澄清投標(biāo)人提出的問題或招標(biāo)人主動對招標(biāo)文件進(jìn)行修改，都應(yīng)通過書面方式進(jìn)行，并在投標(biāo)截止日期前書面通知所有購買招標(biāo)文件的投標(biāo)人，成為招標(biāo)文件的一部分，而投標(biāo)人應(yīng)書面回函確認(rèn)；遞交后的投標(biāo)文件如有修改，也應(yīng)在投標(biāo)截止日期前書面進(jìn)行；
(3)評標(biāo)中的澄清不論雙方見面與否均應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)通過書面形式提出并回答，澄清文件需由投標(biāo)人代表簽字，否則無效；
(4)投標(biāo)文件要用招標(biāo)文件規(guī)定的文字完成并打印，一般不能手寫；
(5)投標(biāo)文件每頁都要由投標(biāo)人代表用姓或首字母小簽，修改的地方也要小簽證明。如簽字人不是投標(biāo)人的法定代表人，應(yīng)出具法定代表人的授權(quán)書；
(6)在唱標(biāo)時(shí)沒有根據(jù)書面投標(biāo)文件讀出的降價(jià)聲明、選擇報(bào)價(jià)或備選投標(biāo)方案在評標(biāo)時(shí)將不予考慮；
(7)決定投標(biāo)的響應(yīng)性只根據(jù)投標(biāo)文件本身的內(nèi)容，而不尋求外部的證據(jù)。要求的補(bǔ)充證明文件不能造成對投標(biāo)內(nèi)容和價(jià)格的實(shí)質(zhì)性修改。
2.招投標(biāo)活動的時(shí)效性原則：
招投標(biāo)活動的時(shí)效性貫串在整個(gè)招投標(biāo)過程，可以按時(shí)間劃分為：
(1)前期：包括(a)出售招標(biāo)文件的時(shí)間有規(guī)定；(b)投標(biāo)人對招標(biāo)文件提出澄清的時(shí)間有限制；(c)投標(biāo)人準(zhǔn)備投標(biāo)文件的時(shí)間和截標(biāo)、開標(biāo)時(shí)間有規(guī)定；
(2)中期：包括(a)投標(biāo)有效期有規(guī)定；(b)投標(biāo)保證金有效期有規(guī)定；(c)投標(biāo)人對澄清的答復(fù)有時(shí)間限制；
(3)后期：包括(a)中標(biāo)后遞交履約保證金的時(shí)間有限制；(b) 簽訂合同的時(shí)間有限制。
3.招投標(biāo)活動中評標(biāo)公正性、公平性及公開性原則：
評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法事先由招標(biāo)人制定并寫入招標(biāo)文件，不能在開標(biāo)后根據(jù)投標(biāo)文件的情況更改和增減評標(biāo)原則，及對不同投標(biāo)人采取不同的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。合同將授予實(shí)質(zhì)性響應(yīng)招標(biāo)文件要求且評標(biāo)價(jià)最低的投標(biāo)人，而并不一定是開標(biāo)價(jià)最低的投標(biāo)人。
評標(biāo)期間招標(biāo)人可要求投標(biāo)人對其投標(biāo)文件進(jìn)行澄清，但不能尋求、提供或允許投標(biāo)人對投標(biāo)價(jià)格等實(shí)質(zhì)性內(nèi)容做任何更改。對于投標(biāo)文件中不構(gòu)成實(shí)質(zhì)性偏差的不正規(guī)、不一致或不規(guī)則，招標(biāo)人可以接受，但這種接受不能損害或影響投標(biāo)人的相對排序。實(shí)質(zhì)性響應(yīng)的投標(biāo)應(yīng)是與招標(biāo)文件的全部條款、條件和規(guī)格相符，沒有重大偏離的投標(biāo)。對于關(guān)鍵條款的偏離、保留或反對，例如關(guān)于投標(biāo)保證金、使用法律、稅收等內(nèi)容的偏離應(yīng)被認(rèn)為是重大偏離。投標(biāo)人不得通過修正或撤消使其投標(biāo)成為實(shí)質(zhì)性響應(yīng)的投標(biāo)。
實(shí)質(zhì)性響應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)并沒有嚴(yán)格統(tǒng)一的界定，業(yè)界的看法不盡相同。但影響到投標(biāo)人排序或會導(dǎo)致廢標(biāo)的因素都可認(rèn)為是實(shí)質(zhì)性的不響應(yīng)。